皆さん、こんにちは！
元事務のライター山田です。
「忙しいという字は『心を亡くす』と書くので、あまり使わないようにしている」
と語った友人がいました。
「忙」を漢字のなりたちから読み解き、気持ちにゆとりを持つことの大切さを訴えるこの考え方は、広く知られているかもしれませんね。
実は私もあまり「忙しい」を使わないように心がけています。友人の言に通じるところがありますが、「忙しい」と言い切ってしまうと、それ以上、どうにも身動きが取れなくなってしまいそうで、息苦しいためです。
とはいえ、口に出さなくても忙しい事実は変わりません。そんなとき、もう一つの言葉を私は思い浮かべます。
「時間がないのなら、作ればいい」
しかし、ここで「忙しい」の格言を聞いたときには感じなかった疑問が生じます。
「時間って具体的にどう作るべきなの？」
ビジネス書でもちょくちょく「デキる人は時間を作っている」とか書かれていますし、私自身、「デキる女子は時間を作る」という言葉を書いたことがあります。（輝いている人はここが違うをご参照ください♪）
が、実際、どうやって時間を作っているのか、その具体例にまでは言及できていませんでした。
本日は、私が実践してきた、ビジネスの面での時間の作り方をお伝えできればと思います。
「時間がない！」とよく言う人に足りていないのは実はこれだったりします。かくいう私がまさにこれでした（笑）
やることはいっぱいあるのです。給与計算しなきゃだし、会議室の予約取らなきゃだし、お茶出ししなきゃだし、経費の精算もしなきゃだし・・・・とにかくもろもろ。
けれど、細切れで「やらなきゃ」なことは浮かぶものの、実際、それらにどれくらいの時間がかかるものなのか、そもそも自分はいくつのタスクをこなさなければならないのか、実はテンパっているときは把握ができていません。
「山田さん、見積り、作ってくれた？」
「え！ 見積り！ あ、そうでした！ えーとえーと、あと、多分一時間以内には・・・」
何たるアバウトな把握と概算でしょう。我ながら恥ずかしくなります。
ここでの私の問題点はいくつかありますが、一番は、
「頭だけで、抱えている仕事を整理しようとしている」
という点です。
ドラマ絶対零度Season2『〜特殊犯罪潜入捜査〜』で上戸彩さんが、桐谷健太さんに、
「メモは取るな。容疑者を見失ったらどうする。すべて目で見て記憶しろ」と言われていたかと思いますが、
幸いにも私は刑事ではない！
容疑者を見失うよりも、仕事に漏れがある方が一大事！
ということで、フルに記録を残すようにしました。
とはいえ、やみくもに今抱えている仕事を羅列してもあまり意味はありません。書き出し、整理が必要です。
そこで、整理も簡単にできる方法として私は以下の方法を取るようにしました。
カレンダー形式で抱えている業務一覧を記録する
仕事にもいろいろな種類があります。毎日絶対にやるから体が覚えているような仕事、上司から突然振られる突発型の仕事、なんとなくやることがルールになっている仕事・・・。
それらすべてを洗い出すのです。
① 毎年、必ず決まった時期に行うもの
例：年始の挨拶用の会社カレンダーの発注（10月中）
社内式典のお客様招待状準備（11月初旬）
② 毎月、決まった日に行うもの
例：請求書発行（毎月３日まで）
給与計算（毎月５日まで）
③ 日々毎日行うもの
例：上司のスケジュール確認（毎日９時）
経費精算（毎日１７時）
④ いきなりやってくる突発型の仕事
例：営業資料作成（随時）
というように。
そうやって洗い出してみると、以下がのことがわかってきます。
・取り掛かるタイミングが決まっているもの
・取り掛かるタイミングに自由度があるもの
取り掛かるタイミングに自由度がないものは、日々のスケジュールにおいて、決まった日時に開始して決まった日時に終了しなければなりません。その時間は拘束されるので、スケジュール上、余裕が見込めません。
けれど、取り掛かるタイミングに自由度があるものについては、自分のやり方次第で、空き時間を増やせる可能性があります。
ここを上手に見極めることが、時間を作る第一段階なのです。
私の経験上、時間がない！とテンパっている人は、この仕事の洗い出しができていないケースがほとんどです。
「あれ、この仕事、いつからやればいいんだっけ」
と、時間に対しての意識が甘いと、とりあえず目に見えた仕事から取り掛かってしまい、結果、もっと早めに取り掛かるべき業務のスタート時期を見誤って、時間が足りなくなり、大慌て、というように。
（昔、よくやりました・・・このミス・・・）
まずは、自分が抱えている全体像を、時系列でもって認識できるように整理するところから時間作りを始めましょう。
抱えている仕事がすべて出そろったところで、次に考えるべきは、仕事において無駄がないかどうか、です。
仕事には、その仕事をやる意味が存在します。
その仕事がなければ、なんらかの不具合が出る、その仕事をやらなければ、誰かが被害をこうむる、その仕事をやらなければ、売り上げが生まれない、というように、その仕事がなかったときどうなるか想像してみると、意味は見えてきます。
しかし逆に、普段から決められたことだから、作業一覧に入れてはいるけれど、やる必要自体ない仕事や、やり方に問題がある仕事も実はあります。
これ無駄だな～と思った作業で思い出すのは、会社で使用するぞうきんに下拭き用か、そうでないかをマジックで書く、という仕事です。
何度も何度も書くのですが、結局、洗うと消えてしまうので、また書かなければなりません。
「マジックで書く」が、ルールになっていたため、消えたら書くようにしていたのですが、こんなに何回も書かなきゃいけないのは明らかに無駄です。そもそも下拭きと上拭きの違いをつけたいなら、違う色の布のぞうきんを用意するか、刺繍のように糸で目印をつけるかすれば、何度もやる必要がない作業だったでしょう。
やる必要のない手順や仕事がないか、見極め、改善することでこれまでその作業にかかっていた時間が空き、結果、作業速度のアップが見込めるようになります。
速度が上がれば、前項④の突発型の仕事にも、構えず自然にこなせるようになりますので、まずは一度、一つ一つの仕事に無駄がないか、チェックしてみましょう。
フローにそって仕事をするのは、作業速度を上げる上で非常に効果的です。
「作業は誰しもが等しくできるよう、標準化すべし」は、昔、上司がよく言っていた言葉の一つです。
が、しかし、定型化した業務フローでの作業が本当に最善のやり方でしょうか。
そんな疑問を抱いたら、作業フローを見直してみてください。
特に「人力」で行っている部分に。
この人力の部分を、ExcelやWordのようなアプリの機能を使うことでカバーできるケースが結構あるのです。
実際、事務をしていて、こんなことがありました。
自動車通勤をされている方の車検証や免許証の期限のチェックを行う、という仕事をしていたときのことです。
これまでは、一つ一つ、目検で期限が切れていないか、有効期限が近づいていないか、とチェックを行っていました。自動車通勤の対象者が多かったため、作業には毎度、かなり時間がかかっていました。
しかし、その入力データのうち、有効期限が切れる一か月前のものと、すでに切れている対象項目に色がつくように、Excel上で条件付き書式設定をしただけで、チェック時間が一時間以上、短縮できたのです。
この一時間が空いたおかげで、その後、営業の方から突然頼まれた資料の郵送作業も難なくこなせました。
力技でやっていた業務も、アプリによる自動化を取り入れることで時間を短縮できるようになり、その分、別の仕事に開いた時間をあてられるようになります。
ですが、自動化するにはそれなりにスキルが必要です。逆に言うと、スキルがないと、力技を自動化にする隙を見つけられません。知らないことは、生かせませんからね。
なので、人力を減らし、時間を作る！と決めたら、スキル磨きに励むのが実は一番の近道なのです。
今回、時間の作り方を振り返って、思ったことがあります。
忙しい＝心が亡くなるという言葉の意味は、もしかしたら、一つ一つの仕事にきちんと向き合わないと、結果的に時間が失われ、心のゆとりがなくなってしまう、という意味なのではないかと。
だからこそ、多くの仕事に萎えそうになりつつも、冷静に一つずつクリアしていこうとする努力があって「時間は作れる」のではないでようか。
今日お伝えした方法が、頑張っている皆さんの心のゆとりを生む手助けになれば幸いです。
【ライター；山田 ゆい】
