皆さん、こんにちは！

元事務のライター山田です。

 

昔、先輩から言われたことがあります。
「仕事は、できて当たり前、と思って取り組みなさい」。

き、きびしい・・・・と震えたものですが、考えてみれば会社において仕事をしてその対価としてお給料をもらっている以上、一定以上の成果を上げるのは当然の義務なのかもしれません。

「でも、今の自分ではまだまだ一定以上とは言えないかも・・・」
と不安になってしまうこともありますよね。

そこで本日は、一定以上の成果を上げられるデキる人になるために、どんなことをするべきかについて解説していきたいと思います。

１．仕事に対し、目標・目的を設定する癖をつける

どんな仕事も、最終的にどうなっていればよいのか、という目標と、なんのためにその仕事をするのかの目的が存在します。

書類のコピー取りでもそうです。

【目標】誰もが見やすいように文字サイズに気を付けてコピーを取る

【目的】コピーされた資料によって会議出席者が共通認識を得ることができるようにするため

というように、単純と思える仕事にもゴールとする目標と、ゴールに辿りつくための目的が存在します。

（目標と目的についてわかりやすくまとめてあるサイトがありますのでこちらもご覧ください♪）

この目標と目的の設定ができているだけで、完了までの最短ルートが見えてくることもあります。仕事をする際はどんな時も目標、目的を明確にする癖をつけましょう。

２．自分に足りていないスキルがなにかを明確にする

これはもしかしたら、普段仕事をしていて薄々、感じることもあるかもしれません。

「なんでだか作業にいつも時間がかかってしまう・・・」とか、

「電話応対が下手でうまく相手に意図が伝わらない」とか、

「資料作成を頼まれたとき、そんな難しい資料作れなくて作ろうとしても時間がかかってしまう。もうちょっと資料作成スキルがあれば」とか。

自分のできない部分や問題点を客観的に見て、自分になにが必要なのかを明確にすることは、成長の一番の近道と言えます。問題点がわからなければ改善も難しいですから。

現状、自分に不足しているものがある、と感じたら、なにが不足しているのかを整理するようにしましょう。

 

３．失敗にフォーカスしない

前項で自分に足りないものがなにかを明確にする、というお話をいたしましたが、人間はどうしても得意ではない分野については尻込みするものです。それは当たり前だと思います。

でも、

「きっと失敗する・・・・」

という思い込みが、自分の苦手分野だけではなく、本来ならできるはずの仕事にまで影響してしまう、なんてこともあります。

私の経験ですが、ある式典の受付を頼まれたとき受付と同時に式典の一部アナウンスも依頼されたことがありました。当時、私はどうにも人前で話すのが苦手で、そのことばかり気にかかってしまい受付業務で間違った対応をしてしまった、という経験があります。

今にして思えば、「どうしよう、きっと失敗する」と自分に言い聞かせていたのですね。でも、その気持ちを抑えて「大丈夫。やれる。」と自分に言い聞かせられていたらきっと失敗しなかったと思うのです。

私の周りの人を仕事ができる人を見ていても思うのですが、彼らの思考というのは、失敗にフォーカスしません。まずは「できない」という気持ちを「できるかも」→「できる」→「できるに決まっている」と引き上げるところから始めてみましょう。

 

４．不足を補う基礎力のアップを図る

「目標、目的の設定による仕事の効率化」
「自身の問題点の洗い出し」
「プラス思考で臨む」

と、ここまで考え方や気持ちの持ちようを変えることでデキる人になる方法をお伝えしてきましたが、これらの方法を試しながらも継続的に行うべきは基礎スキルの強化かと思います。
仕事のやり方や心の持ちようを支えるのは、やはり自分の持っているベースの能力であるからです。

Ａという仕事があったとします。
Ａの仕事を効率的に終わらせるためにはＢのスキルを使うことで目的に沿った結果が選られるとわかったものの、自分にはＢというスキルがない、という場合、その場はなんとかＢなしで切り抜けたとしても、次にまたＢを使う仕事が来たとき、苦労した記憶が残って苦手意識に繋がりかねませんよね。

けれどもし、Ｂの能力を事前に身に着けていたとしたら、どうでしょうか。
おそらく、不安を覚えることなく、自然な流れで仕事を受けることもできるでしょうし、Ｂを知らないがために、完了までかかっていた時間も大幅に短縮が可能となり、空いた時間でさらに別の案件をこなせるようにもなります。

まさに「デキる人」ですね。

技術は自信に繋がります。自信があれば、新たな仕事へまた挑戦しようという活力が生まれます。
「でも、私は自分のスキル不足が不安・・・」と思われているかもしれませんが、それは「実力アップしたい」という前向きな気持ちがあるからこそ表れる言葉だと私は思います。だから不安に思うことはとても大切なことなのです。
現状の自分に満足しきってしまっていたら、もっとできるようになりたいという気持ちは生まれませんし、当然、結果は出ませんからね。

事務職出身の私から最後にアドバイスさせていただくとしたら、事務のデキる人が持っているメインスキルはやっぱりExcelだと思います。ポピュラーなだけではなく仕事の効率化を考える上で、Excelくらい即効性のあるソフトもまたないからです。

事務職を始めたころの私は、それまでExcelなんてまったく触っていなくて四則演算しかできないレベルだったのですが、先輩からExcelを時折レクチャーいただくようになって驚きました。

それまで千件以上のデータの中から手で所定の項目を拾っていた作業が、関数を使うことで秒速で終わったからです。
「今まで力技でやってきたのが馬鹿らしい・・・」とこれまでの自分のやり方に脱力するくらい衝撃を受けたことは今でも忘れられません（笑）

どんなものでも習得するのは大変ですが、ものにしてしまえば自分を一生支えてくれる基盤となります。焦らずに自分の基盤を一歩一歩固めていってくださいね。

【ライター：山田　ゆい】